Protokolle sind wichtig und unverzichtbar, doch Hand aufs Herz: Wer schreibt sie gerne? Meistens sind sie zeitaufwändig und mühsam zu erstellen. Dann müssen sie noch am richtigen Ort abgespeichert werden, damit sie auffindbar sind. Und wenns um die Beschlüsse geht, findet sich die wichtige Info doch nicht. Kurzum: Protokollieren macht keinen Spass.
«Kann man in JUURLY auch Protokolle schreiben?» werden wir hin und wieder in den Demos gefragt. (Übrigens: wenn du JUURLY näher kennenlernen, aber nicht gleich mit einem kostenlosen Testabo loslegen möchtest, kannst du per E-Mail eine Demo via Zoom buchen)
Natürlich lassen sich in JUURLY auch Protokolle erstellen, aber einfach ein bisschen anders als gewohnt. Bei JUURLY läuft alles über einen Eintrag. Einträge sind chronologisch geordnet. Auch das Protokoll gehört in den zeitlichen Ablauf eines Projektes.
Was muss ein Protokoll grundsätzlich enthalten?
Folgende Angaben dürfen in einem Protokoll nicht fehlen:
Bezeichnung «Protokoll»
Bezeichnung des Anlasses, der protokolliert wird
Bezeichnung des Protokollführers
Anwesende, Abwesende
Datum, Ort und Zeit
Traktanden
Beschlüsse
der Verteiler
Wie erstelle ich mit JUURLY ein Protokoll?
Grundsätzlich kannst du direkt in der Sitzung mit einem neuen Eintrag starten. Oder du bereitest den Eintrag mit der Traktandenliste bereits vor und speicherst ihn als Entwurf. In der Sitzung kannst du den vorbereiteten Entwurf im Menupunkt «Entwürfe» aufrufen.
Der Titel sollte «Protokoll» in der Bezeichnung tragen. Nun kannst du während der Sitzung gleich mittippen oder mit dem Stift auf dem Tablet mitschreiben und den Text umwandeln. Du kannst auch mal tippen und mal mit dem Stift kritzeln. Ganz so, wie du es magst.
Ist alles Wichtige erfasst, klickst du auf den Button «weiter».
Nun gilt es, die richtigen und wichtigen Tags zu wählen. So ist das Protokoll jederzeit einfach auffindbar. Willst du den Eintrag auch mit einem Gewerk teilen, ist es wichtig, dass du die entsprechende BKP-Nummer/Projekt-Position auswählst.
Den Eintrag teilst du nun mit allen Teilnehmern (und abwesenden Personen). Die «Kontakte» erhalten eine E-Mail und gelangen mittels Button auf die Detailansicht (im Browser-Fenster). Die Detailansicht lässt sich ausdrucken oder als PDF speichern.
Die Benutzer arbeiten im selben Workspace wie du und sehen den geteilten Eintrag auf ihrem Dashboard. Damit sie ebenfalls eine E-Mail erhalten, müssen die E-Mail-Benachrichtigungen in ihren Account-Einstellungen aktiviert sein.
Braucht es noch ein Feedback zu einem Beschluss oder eine Freigabe, lässt sich gleich eine Aufgabe erstellen und zuweisen. Der Empfänger erhält die Aufgabe per E-Mail und kann die Erledigung bequem per Button-Klick bestätigen.
Auf deinem Dashboard siehst du nun den Eintrag. Und auch, mit wem du den Eintrag geteilt hast. Der graue Punkt neben dem Titel zeigt, dass die erteilte Aufgabe noch nicht erledigt ist. In der Übersicht verzichten wir auf Absätze im Text, um Platz zu sparen. Mit einem Klick auf den Eintrag siehst du die Darstellung mit Zeilenumbrüchen und Absätzen.
So sind alle erforderlichen Informationen enthalten. Den Verteiler siehst du auf der Beitragsübersicht als «geteilt». Natürlich kannst du ihn auch im Eintrag selber noch zusätzlich erwähnen.
Schreibst du deine Protokolle lieber im Word oder einem anderen Programm?
Natürlich kannst du das auch weiterhin tun. Speichere im Anschluss das Dokument als PDF. So kannst du das Protokoll in einen neuen Eintrag laden und den Eintrag wie gewohnt vertaggen und teilen. PDFs lassen sich aus geteilten Beiträgen runterladen.
Fazit
JUURLY eignet sich, um einfache Protokolle zu schreiben und zu verteilen. Es gibt auch Protokolle, die zusätzliche Bedingungen erfüllen müssen. Solche, die zum Beispiel von allen Anwesenden unterschrieben werden müssen. In diesem Fall empfehlen wir den Workaround mit dem PDF.
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